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Política de Protección de Datos

MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C

HOTEL EL CAMPIN

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OCTUBRE 2016 

 

MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C -HOTEL EL CAMPIN.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

I.- INTRODUCCION

MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C  fue constituida el 22 de Abril  de 1991, mediante escritura pública No.1534 de la Notaría Quinta (5)  de Barranquilla, (Atlántico). Tiene por objeto social la prestación de servicios hoteleros.

Su domicilio principal se encuentra en la ciudad de Bogotá, Carrera 25 No. 52-35,  y la duración será hasta  el 22 de Abril de 2031.

Tiene la calidad de contribuyente de impuestos nacionales, por pertenecer a la categoría de Régimen común, y contribuyente de impuestos Distritales como son Industria y Comercio. Con fundamento en la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y las normas que las desarrollan, complementan, modifican o sustituyen, MAICHEL E HIJOS Y CIA. S EN C - HOTEL EL CAMPIN, mediante este documento define la Política de Tratamiento de Datos Personales.

 

II.- OBJETIVO

El presente documento tiene por objeto establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C – HOTEL EL CAMPIN en el desarrollo de sus actividades. Adicionalmente, la Política de Tratamiento de Datos Personales establece los derechos de los Titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.

 

III.- MARCO LEGAL

De conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas.

Este derecho fundamental fue desarrollado por la jurisprudencia de la Corte Constitucional y por la ley. En el 2008 se expidió la Ley 1266, ley especial y sectorial que regula el denominado “hábeas data financiero” conforme al cual toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se  hayan recogido sobre ella en bancos de datos, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicio y la proveniente de terceros países. Posteriormente, se expidió la Ley estatutaria 1581 de 2012, la cual fue objeto de pronunciamiento previo por parte de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011, por la que se precisó la naturaleza y alcance de dicha norma. Esta ley regula de manera general la protección de los datos personales. Para entender el esquema normativo en cuanto a la Ley 1266 de 2008 y su relación con la Ley 1581 de 2012 es pertinente ilustrar el tema a partir de lo manifestado por la propia Corte Constitucional en los apartes de citada sentencia que se transcriben a continuación:

 

Teniendo en cuenta el marco normativo descrito, la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países será objeto de tratamiento conforme a los previstos en la Ley 1266 de 2008 y las normas que la complementan, desarrollan, modifiquen y/o sustituyan. Según lo previsto en el literal j) del artículo 3 de la citada Ley la información regulada por ella es aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen. La demás información no comprendida dentro del alcance de la Ley 1266 de 2008 será tratada conforme a la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y las normas que la complementan, desarrollan, modifiquen y/o sustituyan.

 

IV.- ALCANCE

 

Todos los funcionarios de MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN, deben conocer y cumplir íntegramente con la normatividad que regula la protección de datos que queda estipulada en esta política, también los proveedores, clientes, contratistas y demás prestadores de servicios estarán obligados a cumplir y respetar la normatividad estipulada aquí en la política de tratamiento de datos personales.

 

V.- RESPONSABLES

 

Los responsables del debido cumplimiento  de la presente Política serán:

 

a.-       INFORMACION SOBRE TRABAJADORES DE LA EMPRESA

 

Nombre:        Marlen Gómez Rodríguez

Dirección:     Cra.  25 #52-35

Teléfono:       3 491616

Email:            financiera@hotelelcampin.com

 

 

b.-       INFORMACION SOBRE PROVEEDORES

 

Nombre:        Marlen Gómez Rodríguez

Dirección:     Cra. 25 #52-35

Teléfono:       3 491616

Email:            financiera@hotelelcampin.com

 

c.-        INFORMACION SOBRE CLIENTES

 

Nombre:        Claudia Aros Gil y Martha Lucia Castro

Dirección:     Cra.  25 #52-35

Teléfono:       3 491616

Email:                        reservas@hotelelcampin.com administradorgeneral@hotelelcampin.com

 

 

Para la información y política de tratamiento y protección de datos de los Clientes, esta debe ser consultada en la página Web: www.hotelelcampin.com .

 

La información de los clientes, maneja una política en la página Web, que resume las cláusulas citadas en la presente política, ya que por el objeto social de nuestra compañía, es interés de Hotel El Campin la protección de la privacidad de la información personal del Usuario obtenida a través de nuestros Portales, Sistemas de Información (registros hoteleros, encuestas de satisfacción, formularios de afiliación a los programas de fidelización, etc.) y demás servicios que ofrece, comprometiéndose a adoptar una política de confidencialidad y seguridad según lo que se establece al consultar la página Web.

 

VI.- AUTORIZACION

 

MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN, tales como:

 

  • Por escrito,
  • De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN  asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

VII.- RECOLECCION DE DATOS PERSONALES

 

MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. Recolecta los datos personales de los Titulares de la Información que son requeridos para el desarrollo de su objeto social y les da el tratamiento necesario para cumplir los compromisos contractuales con sus clientes, proveedores y las entidades vinculadas a ella Para la recolección de los datos personales, MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN, solicitará la autorización de los Titulares de la Información de conformidad con la Ley. El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

 

  1. a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

 

  1. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

 

 

  1. c) Los derechos que le asisten como Titular.

 

  1. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

 

El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba de la autorización y de la información suministrada para su obtención.

 

Con el fin de mantener actualizada la información que reposa en sus bases de datos, MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. consulta, complementa y/o actualiza los datos personales, a través de bases de datos manejadas por diferentes operadores, con el debido cumplimiento de la normatividad aplicable.

 

 

VIII.- FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Los datos personales de los Titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se haya establecido, en las siguientes bases de datos y con la finalidad indicada para cada una de ellas:

 

- Maestro de Clientes. Es una base de datos que almacena toda la información de los Clientes de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: razón social, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, estados financieros, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos diseñados para el efecto, por parte de la fuerza comercial, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es utilizada por el área financiera de la Compañía para evaluar la capacidad financiera y de pago de los Huéspedes a quienes se le suministra el servicio de alojamiento y demás servicios que ofrece el Hotel el Campin.

 

- Maestro de Proveedores. Es una base de datos que almacena toda la información de los Proveedores de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: razón social, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, etc. Esta información es utilizada por las áreas financiera y de logística de la Compañía para evaluar la capacidad de cumplimiento de los Proveedores y determinar aquellos con los que resulte conveniente establecer las relaciones comerciales y jurídicas que instrumentan la prestación de servicios y suministro de bienes que requiera la Compañía para su operación y funcionamiento.

 

- Maestro de Empleados. Es una base de datos que almacena toda la información de los Empleados de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente:

 

 

Dirección, teléfonos, historial laboral, datos de familia, cuenta bancaria, etc. Esta

Información que se recauda mediante formatos físicos diseñados para el efecto, por parte de los funcionarios del área de gestión humana, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es utilizada por dicha área de la Compañía para efectos de los procesos de vinculación de trabajadores,

En esta base de datos se conservará la información de las personas que dejaron de tener la calidad de empleados hasta por el término legal.

En general la Compañía utiliza la información suministrada para el desarrollo de su objeto social. En caso de que se vaya a realizar un uso diferente al señalado anteriormente, MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN solicitará de forma previa a los Titulares de la Información la autorización correspondiente.

 

IX.- TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que se suministren a MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN., de conformidad con lo previsto en Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013  y las demás normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen. Para el tratamiento de la información MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. podrá: (I) administrar la información recolectada en una o varias bases de datos según la forma y organización que estime conveniente, (II) verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de Información, con cualquier información de que disponga legítimamente, (III) consultar y evaluar cualquier información que sobre los Titulares de Información se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, (IV) realizar las actividades correspondientes a los fines señalados en la sección anterior de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y todas aquellas conexas a las mismas, y (V) compartir los estudios que realice sobre la base de la información recolectada con su matriz, las vinculadas a ella y con los aliados de negocios con los que establezca relación comercial o jurídica para el desarrollo de su objeto social. MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C-HOTEL EL CAMPIN tiene un compromiso con el adecuado manejo de la información que le suministran sus Clientes, Proveedores, Empleados y demás personas que tienen relación con la compañía. Para el efecto, deberá velar por la conservación de la confidencialidad de aquella información que tiene carácter reservado. Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de los niveles de servicio ofrecidos, MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN requiere transmitir datos personales a entidades vinculadas a ella y a terceros que le presentan servicios de soporte y/o control para su correcto funcionamiento. Adicionalmente, MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. suministra, cuando se requiere, la información a sus asesores y consultores para el cumplimiento de las labores que se encomienden a ellos. La transferencia de información se realiza con base en

 

acuerdos de confidencialidad a través de los cuales se protege la reserva de la información y el debido cumplimiento de la Presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

 

En concordancia con lo anterior y en cumplimiento de lo dispuesto por los artículos 3, numeral 1 y 14 se da a conocer a todos nuestros clientes, usuarios y demás; nuestro aviso de privacidad:

 

MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C – HOTEL EL CAMPIN, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales y en consecuencia todas las actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

 

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C-HOTEL ELCAMPIN, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y/o rectificarla”

 

X.- PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCION DE CONSULTAS Y PETICIONES

 

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Ley 1755 de 2015 el decreto 1377 de 2013, y en desarrollo del principio de veracidad, en el tratamiento de los datos personales, los Titulares o Causahabientes de datos que reposen en las bases de datos de MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN, podrán presentar solicitudes y/o peticiones para la consulta, corrección rectificación, actualización o supresión de los mismos en cualquier momento a través del Responsable y los Encargados del Tratamiento de la información.

 

El Responsable o Encargado del Tratamiento suministrará la información requerida dentro de los 15 días siguientes a la solicitud dando cumplimiento al término establecido en el artículo 14 de la ley 1755 de 2015.

 

Para la atención de consultas se deberá dirigir una carta o petición a MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN, mediante la cual explique lo que pretenda en la solicitud. La respuesta será enviada dentro del término anteriormente señalado, a la dirección que registre el usuario por correo certificado y si el usuario lo autoriza por correo electrónico.

 

XI.- SEGURIDAD DE LA INFORMACION

 

MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. Cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas que permiten una administración segura de la información recolectada y el funcionamiento de los controles para verificar el cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Igualmente, MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. cuenta con planes de contingencia orientados a mantener la continuidad de la operación y que le permiten administrar situaciones que puedan poner en riesgo la información recolectada. En este sentido es pertinente señalar que MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. cuenta con seguridades razonables para impedir el acceso no autorizado a sus sistemas de información, de tal suerte que terceros sin permiso no cuentan con la posibilidad de manipular los datos personales recolectados y almacenados por la Compañía. Únicamente las personas autorizadas por MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. pueden acceder a la información de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Las bases de datos que administra MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. están almacenadas y protegidas en un servidor dentro las instalaciones de la Compañía, aislado de accesos no autorizados. La información puede ser consultada únicamente por las personas que tienen claves de seguridad asignadas, las cuales se entregan exclusivamente a los empleados de las áreas responsables de cada una de las bases de datos según se indica en la sección V, VI y VII, de la presente Política de Tratamiento. El área de sistemas de la Compañía es la encargada de la administración de estas bases. No obstante lo anterior, MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. no será responsable por ataques informáticos y, en general, por cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales, ya sea por la Compañía o por los terceros con los que ella tenga la relación contractual respectiva.  MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN. Cumplirá con las instrucciones que en relación con medidas de seguridad determine la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al artículo 19 del decreto 1377 de 2013 y las normas que lo complementen, desarrollen, modifiquen y/o sustituyan.

 

XII.- DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C- HOTEL EL CAMPIN, cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas seguras en la recolección de datos de Niños, Niñas y Adolescentes, ya que por su objeto social de prestar servicios de hospedaje, las reservas las hacen para mayores y menores de edad, para lo cual la Compañía está comprometida con el contenido de la Ley 679 de 2001, la cual se modifica y robustece por la Ley 1336 del 21 de Julio de 2009, cuya finalidad es contrarrestar la explotación, pornografía y el turismo sexual con menores de edad.

 

 

XIII.-VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C-HOTEL EL CAMPIN, se compromete a difundir y dar a conocer esta política, a los clientes, proveedores y empleados, así como  demás funcionarios, colaboradores, contratistas y demás personas que tengan responsabilidad en el tratamiento de datos personales.

 

MAICHEL E HIJOS Y CIA S EN C-HOTEL EL CAMPIN, se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales, en cualquier momento y el cambio será informado oportunamente y publicado en la página www.hotelelcampin.com

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